Abyste měli opravdovou jistotu, měli byste mít více než jednu kopii od každé fotografie uloženou více než jedním způsobem na více než jednom místě. Digitální data představují zvláštní případ, protože formáty ukládání se stále mění. Operační systémy, software a formáty souborů se také stále mění, takže to, že můžete soubor zobrazit neznamená, že ho můžete i načíst. Naštěstí standardní formát jpg/jpeg, vyvinutý skupinou Joint Photographic Experts Group může přetrvat „navždy“, navzdory snahám o jeho nahrazení formáty, jako JPEG 2000, PNG (Portable Network Graphics), SVG (Scalable Vector Graphics), SPIFF (Still Picture Interchange File Format), BPG (Better Portable Graphics), FLIF (Free Lossless Image Format), HEIF (High Efficiency Image Format, neboli HEIC ve verzi operačního systému iOS 11 od společnosti Apple) a WebP společnosti Google.
Vytváření digitálních dokumentů zahrnuje dva procesy. Zaprvé, je třeba data přesunout do nových úložných systémů dříve, než stará jednotka selže, nebo se stane nečitelnou. Zadruhé, bude pravděpodobně nutné překonvertovat dokumenty do libovolného formátu, na který přejdete, ještě než opustíte původní.
Diskové jednotky
Jednou z věcí, které víme o pevných discích, je, že většina z nich selže spíše dříve než později. Některé disky selžou po několika měsících, zatímco jiné pracují i deset let, nebo déle. Neexistuje žádný způsob, jak to zjistit. Nicméně v zásadě platí pravidlo, že po pěti letech nebo 50 000 hodinách používání selhávají poměrně často. Chcete-li však uchovávat fotografie po dobu až 50 let, můžete je ukládat na zhruba 10 pevných discích.
Protože pevný disk může kdykoli selhat, nestačí ukládat fotografie pouze na jednu jednotku. Dva pevné disky už jsou pak použitelné minimum, ale je vhodné mít své své fotky uložené alespoň na třech jednotkách, klasicky na stolním počítači, externím pevném USB disku, který zálohuje počítačové soubory, a 8TB disku, který zálohuje tři externí pevné disky. Pevné disky jsou vhodné pro ukládání fotografií, protože jsou levné, poskytují rychlý přístup k datům, a protože je velmi snadné zkopírovat celý pevný disk na jiný – zejména pokud máte k dispozici připojení USB 3.0 nebo Thunderbolt.